Nettoyez votre historique numérique avec le Digital Cleanup Day

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Le Digital Cleanup Day

Nous l’abordons en détail dans notre livre blanc sur l’éco-conception : notre activité en ligne a un impact écologique important, qui se traduit par un amas de données accumulées depuis plusieurs années. Ces données ont pu être conservées grâce aux avancées technologiques, notamment le prix de l’espace de stockage qui ne cesse de baisser.

Pourtant, beaucoup de ces données ne seront jamais utilisées, et leur stockage pèse lourd.

Pour prendre le réflexe de faire le ménage régulièrement, l’initiative française Digital Cleanup Day est lancée depuis 4 ans. Avec un changement de nom et désormais une portée internationale, cet évènement donne tous les outils pour agir sur son empreinte environnementale liée au numérique.

En 2024, l’opération a lieu sur la semaine du 11 au 16 mars 2024.

Bilan de l’édition 2023

L’évènement incite à mesurer l’ampleur du nettoyage et à fournir via un formulaire le résultat obtenu, ceci afin de pouvoir estimer la réussite de l’édition.

Nous pouvons en déduire que les données ne sont basées que sur du volontariat, mais le bilan 2023 est tout de même conséquent : près de 5000 To de données, 35 millions d’e-mails et 4 milliards de fichiers ont été supprimés. Des chiffres qui ont une conséquence directe sur les émissions de CO2.

YesWeeklean

Le mouvement est aussi décliné selon les secteurs, par exemple il est porté par la Place de la Communication, réseau de professionnels de la communication et du marketing avec le projet YesWeeklean. Il s’adresse à tous les acteurs du secteur comme les agences, les indépendants ou encore les annonceurs. L’opération est alors plutôt portée sur tous les contenus créés dans le cadre de projets, les sites web développés, les contenus pour les réseaux sociaux…

Par exemple, il est conseillé de faire du nettoyage sur :

  • Les précédentes versions non retenues d’une maquette
  • Les devis d’anciens clients : celui-ci implique également une notion de RGPD.
  • Les articles de blog obsolètes
  • Les vidéos postées qui ne récoltent plus de vues

Organiser son Digital Cleanup Day

Nous vous conseillons de créer un compte chez Digital Clean Day pour accéder à tous les outils qualitatifs mis en place (formations complètes, guides, fiches pratiques, calcul d’impact, supports de communication…).

Le site propose ensuite d’organiser son propre événement afin de le référencer sur la carte des Digital Cleanup et inviter du public à y participer. Bien sûr si votre évènement ne concerne qu’un public interne, vous pouvez tout à fait l’indiquer comme étant « privé » ou « secret » comme nous l’avons fait pour le nôtre.

Il faut distinguer trois catégories :

  • Digital Cleanup Données : fichiers, photos, applications, désencombrement des équipements pour prolonger leur durée de vie
  • Digital Cleanup Réemploi : donner une seconde vie aux équipements
  • Digital cleanup Recyclage : proposer un lieu de collecte aux équipements en fin de vie

Digital Cleanup Données : Nettoyage des données

Il préconise un atelier collaboratif de 1 à 4h pour nettoyer les données de manière conviviale.

La marche à suivre est la suivante :

  1. État des lieux : identifier et mesurer les données à éliminer. Il est important de les « peser » afin de pouvoir calculer le bilan.
  2. Vider : tout ce qui n’est plus utilisé, consulté ou regardé. Le but est de conserver l’essentiel.
  3. Optimiser la taille des contenus à garder et adopter des bonnes pratiques dans le futur

Il propose ensuite plusieurs guides qui expliquent en détail comment nettoyer. Ces guides sont accessibles gratuitement sous réserve d’avoir un compte, pourquoi s’en priver ?

Nettoyer son ordinateur et son drive

Un ordinateur est limité en place, bien que les plus récents offrent facilement un ou plusieurs To. Par contre, le drive a un côté plus illimité et surtout invisible : mais spoiler, si la donnée n’est pas chez vous, elle n’est pas pour autant « dans un nuage ». Que vous soyez sur Windows ou Mac, et que vous utilisez One Drive, iCloud, Google Drive ou encore Dropbox, il sera important de faire un nettoyage des fichiers temporaires, d’organiser, de trier et de supprimer les doublons.

Pour aller plus loin, pensez à adopter à l’avenir un meilleur nommage des fichiers, un nettoyage de disque régulier, supprimer les applications inutilisées et mettre à jour dès que possible. Autant de bonnes pratiques que nous avons déjà détaillées dans notre livre blanc sur l’éco-conception, à télécharger gratuitement.

Entre nos fichiers en ligne et locaux, toute l’équipe a contribué au nettoyage de 400 Go !

Nettoyer son smartphone et sa tablette

Ces appareils n’échappent pas à la règle mais leur stockage plus restreint empêchent de faire de l’accumulation compulsive. Parmi les actions : vider le cache, supprimer les téléchargements, les données de navigation et les conversations. Trier et supprimer les photos ratées et en double, les captures d’écran, sans oublier les audios et les vidéos.

À l’avenir, veillez à rédiger des messages légers, à désactiver le téléchargement automatique des pièces jointes sur des applications comme WhatsApp, mettre à jour et réduire au maximum les notifications reçues.

Nettoyer ses e-mails

Sa boîte mail est sûrement le plus chronophage à optimiser et nous pensons à tort que ceux-ci occupent peu d’espace. Un échange e-mail devient exponentiellement plus lourd à cause des précédents échanges qui sont répétés, surtout quand des signatures e-mails ou des images et captures d’écran y sont partagées.

Il y a quelques années, le combat contre l’impression des e-mails a été mené et si celui-ci a été un succès, nous réalisons que l’impact de conserver un e-mail important indéfiniment n’est pas forcément moindre. En effet, faire de nombreuses recherches pour le retrouver est plus grand que de l’imprimer une fois et le ranger au bon endroit.

Pour faire le tri, sachez que les clients e-mails proposent d’utiliser des filtres, à l’instar d’Outlook notamment : par taille et date, ce qui devrait permettre de faire le plus gros tri des e-mails volumineux. Pour les e-mails les plus importants, envisager une impression ou un export.

Dans le cas de conversations, nettoyer un long échange en ne gardant que le dernier e-mail.

Vider la corbeille, limiter les spams en signalant et bloquant les destinataires.

Enfin, à l’avenir, veillez à limiter le poids des pièces jointes en les optimisant au préalable ou en privilégiant des liens de partage sur des services d’hébergement comme WeTransfer, réduire le nombre de destinataires, ou encore limiter la taille (en nombre d’octets) de sa signature.

Au total, nous avons économisé 11 Go sur nos boîtes e-mails.

Nettoyer ses réseaux sociaux

Chaque réseau social apporte son lot de problèmes : sur Facebook, il sera possible d’effacer les anciennes publications assez facilement grâce à un outil intégré, mais sur Twitter tout doit se faire manuellement… Sur LinkedIn, supprimer les notifications obsolètes, les anciennes conversations et les anciennes publications.

Pour réduire l’impact, éviter toutes les fonctionnalités de lancement automatique des vidéos qui consomment énormément de données. Quand c’est possible, réduire la qualité de streaming.

Digital Cleanup Réemploi

Cet atelier a un tout autre but, il vise à offrir une nouvelle vie à son équipement électronique. Pour ce faire, plusieurs moyens :

  • Optimiser l’équipement actuellement en possession afin de rallonger sa durée de vie, en le nettoyant régulièrement et l’utilisant correctement
  • Réparer en cas de panne
  • Dans le cas où l’équipement n’est pas utilisé mais fonctionnel, envisager le don ou la revente

À l’agence, nous utilisons des MacBook comme outils de travail. Pour optimiser leur durée de vie, nous effectuons des roulements entre les métiers les plus gourmands en performance (développement web) et les métiers de bureautique. À cette occasion, les batteries sont changées et les éventuels dysfonctionnements réparés.

Digital cleanup Recyclage

Enfin, la dernière rubrique concerne le recyclage des équipements en fin de vie.

Digital Cleanup Day s’associe avec E-dechet et leur WEeeTRI Box pour faciliter le recyclage de vieux appareils. Cette catégorie de nettoyage nécessite d’organiser une collecte en amont. Afin de bénéficier du partenariat et de recevoir une box gratuitement, il faut anticiper pour l’année prochaine. Avant décembre 2024, effectuer la procédure suivante :

  • Créer un compte sur le site E-dechet
  • Transférer l’e-mail reçu suite à la création de compte en mentionnant le Digital Cleanup Day aux équipes d’Ecologic France ([email protected]) afin de recevoir le ou les box gratuitement
  • Installer les box et gagner en visibilité grâce au kit de communication
  • Travailler en continu de sensibilisation afin de réussir la récolte
  • Retrait des déchets : faire une demande d’enlèvement sur le site. C’est gratuit une fois par an, ou à tout moment à partir de 250 kg. L’opérateur prend ensuite rendez-vous et intervient dans les 10 jours.

Les déchets sont collectés, pesés et traités. Ces informations sont disponibles dans l’espace E-dechet. Ces données sont ensuite à communiquer au Digital Cleanup Day afin de les ajouter au bilan.

Il n’est pas trop tard pour se lancer, ou au pire se préparer à l’édition de l’année prochaine !

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